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Publicado em: 16/06/2021
100 dias de Crefito-3: Ações administrativas para melhor atendimento ao profissionais
Necessidade de rápido andamento aos pedidos dos profissionais enviados durante os cinco meses de intervenção do Coffito e priorização ao atendimento rápido às demandas motivaram mudanças em processos e o desenvolvimento de soluções
Conheça outras realizações dos 100 primeiros dias da gestão 2021-2025 do Crefito-3, acessando os links abaixoNo primeiro dia de trabalho dos conselheiros eleitos para a Gestão 2021-2025 do Crefito-3, eles já encontraram um grande problema: no período entre 21 de setembro de 2020 e 24 de fevereiro de 2021, grande parte das atividades do Crefito-3 ficou quase paralisada, em virtude da fim da gestão 2016-2020 e a espera pela realização da eleição que escolheria o próximo grupo de gestores.
Durante o período entre as gestões, o Coffito assumiu apenas as atividades de caráter financeiro-administrativos. Todas as solicitações dos profissionais ficaram à espera da posse da nova gestão. Os serviços da Secretaria Geral de Registros (Seger) - responsável pela maior parte da demanda gerada pelos fisioterapeutas e terapeutas ocupacionais - ficaram prejudicados.
Nos cem dias de atividades da nova gestão, foram avaliados todos os processos de trabalho da Seger, com propostas de aprimoramento e readequação de processos administrativos.
Como primeira medida, de caráter emergencial, a conselheira responsável pela Seger, a diretora-secretária Dra. Jane Suellen Silva Pires Ferreira, definiu que a equipe de telefonistas passaria a ser responsável pela triagem dos e-mails da Secretaria de Registros, e passariam a realizar a abertura dos chamados em um sistema interno, com o objetivo de manter controle sobre os prazos, garantir um rápido retorno e, dessa forma, prestar um melhor atendimento aos profissionais.
Em seguida, foram propostas medidas mais duradouras para garantir a oferta de melhores serviços aos inscritos, com a aquisição de ferramentas que permitem a retomada do sistema de abertura de chamados - o que gera melhor distribuição de demandas aos setores do Conselho (saiba mais no texto abaixo).
Com isso, a nova gestão agilizou os processos envolvendo a conferência de documentações já entregues para inscrição profissional definitiva; solicitações de baixa no registro profissional; pedidos de transferência para Crefitos de outras jurisdições; inscrição de consultório e empresa, baixa de consultório e empresa, além de outros processos que demandam atuação urgente para atendimento às necessidades dos profissionais.
Dra. Jane revela que os números do setor demonstram agilidade no atendimento às demandas. Um levantamento das atividades da Secretaria Geral, a partir da nova gestão apontou dados que demonstram a eficiência dos trabalhos, favorecendo o rápido atendimento aos serviços solicitados pelos profissionais - mesmo no atual cenário de restrições da pandemia da Covid-19 e do trabalho remoto em home office.
Desde 25 de fevereiro de 2021 e 31 de maio de 2021, foram emitidas 8.325 declarações gerais, dentre declarações solicitadas pelos profissionais - Pessoas Físicas (6.107 declarações) e por empresas e consultórios - Pessoas Jurídicas (2.148 declarações), além de declarações de caráter diverso.
Novidades e soluções para maior agilidade no atendimento
Outras iniciativas desenvolvidas nos primeiros cem dias de gestão se referem à atuação conjunta entre Seger, Ouvidoria e Pronto-Atendimento na busca de soluções que garantam respostas mais rápidas às centenas de pedidos enviados semanalmente por profissionais e por empresas.
Para essa iniciativa, foi realizada licitação para contratação de empresa especializada em gestão de atendimento automatizado e multicanal (whatsapp, chat, messenger). O sistema já foi parcialmente implantado, estando ativo o atendimento via Chat. Também foi ativado o Formulário Eletrônico no site do Crefito-3. E
No início do mês de maio, o Crefito-3 lançou duas novas ferramentas, com o objetivo de facilitar o acesso e as solicitações dos profissionais ao conselho :o Chat Online e o Formulário Eletrônico .
O Chat Online é um serviço disponível no site do Crefito-3 (www.crefito3.org.br), de segunda a sexta-feira, inicialmente das 9h às 15h.
Já o formulário eletrônico está disponível 24h por dia no site. Pelo formulário, é possível enviar solicitações, dúvidas, questionamentos e outros assuntos. Essa ferramenta dá ao profissional a possibilidade de anexar documentos. Este sistema garante maior autonomia ao profissional para criar seu próprio chamado, possibilitando respostas mais ágeis às suas solicitações.
As respostas ao formulário eletrônico são enviadas em um dia útil.
Com a implantação dessas novas ferramentas implantadas (chat e formulário eletrônico), o profissional passou a contar com agilidade , controle e segurança na sua solicitação, por meio da geração de um número de protocolo, com prazo definido para retorno da demanda.
Já no primeiro mês de funcionamento das novas ferramentas, ativadas no mês de maio, os números já expõem a grande demanda, por parte dos profissionais, que estava reprimida por insuficiência de canais de contato: já ocorreram 4.449 interações por meio do Chat, e já foram abertos 3.696 chamados por meio do Formulário Eletrônico.
Metodologias de Gestão apoiam ações administrativas
Como medida para garantir eficiência e eficácia no desenvolvimento das propostas da gestão 2021-2025, o Crefito-3 conta, desde o início da gestão, com a atuação de um Controlador, que está em processo de implementação de metodologias em seu planejamento estratégico - no caso, a metodologia OKR (Objectives and Key Results).
Essa metodologia está sendo aplicada, inicialmente, na implementação das Comissões, nas Câmaras Técnicas e nos Grupos de Trabalho. Posteriormente, vai ser expandida a todos os departamentos do Conselho.
Auditoria Interna vai garantir precisão e licitude das atividades do Conselho
Uma das preocupações da nova gestão do Crefito-3 foi garantir que todas as atividades do Conselho sigam as melhores práticas de gestão e respeitem, incondicionalmente, todas as determinações administrativas, éticas e legais para sua execução.
Dessa forma, foi criada na estrutura do Conselho a Unidade de Auditoria Interna. Segundo a Resolução Crefito-3 nº 75, que implantou a Unidade, a auditoria interna irá melhorar as operações do Conselho no alcance de seus objetivos, por meio da abordagem sistemática e disciplinada dos processos de gerenciamento de riscos, dos controles internos e da governança, sempre visando à melhoria na eficácia desses processos.
Ações que trazem benefícios aos profissionais;
Ações políticas que favorecem a Fisioterapia e a Terapia Ocupacional.